Repositorio con metadatos
Cada documento se clasifica por tipo, área, cliente, proyecto o cualquier campo que necesites buscar después.
Sistema de gestión documental con trazabilidad y control de vencimientos
Para empresas que manejan contratos, certificados, permisos o documentación técnica que caduca, y donde tener la versión equivocada tiene consecuencias reales.
Cuándo se justifica
Señales de que ya necesitas este sistema
Los documentos están repartidos entre correos, carpetas compartidas y computadores personales.
Se descubren certificados vencidos cuando ya generaron un problema operativo o una multa.
Buscar un contrato específico toma más tiempo del que debería.
No hay registro de quién modificó o descargó un documento sensible.
En auditorías hay que reconstruir a mano la trazabilidad de la documentación.
Módulos
Qué incluye el sistema
No todos los módulos se construyen de una vez. En el diagnóstico definimos cuáles resuelven tu problema más urgente y cuáles pueden esperar a una segunda etapa.
Versionado
Historial completo de versiones, con marca clara de cuál es la vigente y quién la subió.
Control de vencimientos
Alertas automáticas antes de que caduque un certificado, contrato o permiso.
Permisos granulares
Control por usuario, área o tipo de documento, distinguiendo entre ver, descargar y editar.
Búsqueda avanzada
Filtros combinados por metadatos y búsqueda por contenido cuando el formato lo permite.
Auditoría
Registro inmutable de cada acceso, descarga, modificación y eliminación.
Qué cambia en tu operación
- Encontrar cualquier documento en segundos en vez de revisar carpetas.
- Cero sorpresas por documentación vencida, gracias a las alertas anticipadas.
- Trazabilidad lista para auditoría sin trabajo manual de reconstrucción.
- Certeza de que quien abre un documento está viendo la versión vigente.
- Control efectivo sobre quién accede a documentación sensible.
Cómo se implementa
- 1Levantamiento de tipos documentales, metadatos y reglas de vencimiento.
- 2Definición de perfiles y matriz de permisos.
- 3Desarrollo del repositorio, carga y búsqueda.
- 4Migración de la documentación existente.
- 5Puesta en marcha, capacitación y ajustes.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Se puede migrar la documentación que ya tenemos?
Sí. La migración se cotiza aparte porque depende del volumen, del formato de origen y de cuánta metadata haya que completar. Si los archivos están razonablemente ordenados, buena parte se puede automatizar; si no, hay un trabajo de clasificación inicial.
¿Cómo funcionan las alertas de vencimiento?
Defines para cada tipo de documento con cuánta anticipación quieres el aviso y a quién debe llegar. El sistema envía la notificación por correo y la muestra en el panel, con la lista de lo que está por caducar.
¿Sirve para certificaciones tipo ISO?
El control de versiones, los permisos y el registro de auditoría cubren buena parte de lo que exigen esos estándares en materia de control documental. La certificación depende del organismo certificador y de tus procesos, no solo del software.
¿Dónde se almacenan los documentos?
En infraestructura que definimos contigo según sensibilidad y volumen. Puede ser almacenamiento en la nube con cifrado o tu propia infraestructura, si tienes requisitos de residencia de datos.
¿Tu empresa maneja documentación crítica que vence?
Cuéntanos qué tipos de documento manejas y qué volumen tienes. Te proponemos un alcance por etapas, partiendo por el tipo documental que más riesgo genera hoy.